Directiesecretaris

  • Utrecht - Apeldoorn
  • Master/doctoraal/Bachelor - HBO
  • Tot 29 augustus 2020
Solliciteer direct

Functieomschrijving

“Als directiesecretaris weet ik wat er op bestuurlijk niveau binnen de organisatie speelt en help ik de directeur en het managementteam van de Shared Service Organisatie Financieel en Managementinformatie (SSO F&MI)”. Doekele Haagsma , directiesecretaris bij de Belastingdienst.

De Shared Service Organisatie Financieel en Managementinformatie (SSO F&MI) zorgt ervoor dat de Belastingdienst kan beschikken over een betrouwbaar en ordelijk administratief beheer van financiën, personeel en autorisaties. Daarnaast ondersteunen we de Belastingdienst bij het sturen en verantwoorden door tijdig te voorzien in de juiste managementinformatie. ‘Op ons kunt u rekenen!’ willen we graag blijven waarmaken. Het Bureau Directeurs Ondersteuning (BDO) ondersteunt de directeur van SSO F&MI met strategievorming, voortgangsbewaking, de eigen bedrijfsvoering en informatiemanagement en draagt daarmee bij aan professionele besluitvorming en besturing van de organisatie.

Als directiesecretaris werk je in het BDO team voor de directeur. Je zorgt ervoor dat de directeur altijd goed geïnformeerd aan (bestuurlijke) overleggen deelneemt. Je draagt proactief zorg voor de inhoudelijke voorbereiding van vergaderingen en bijeenkomsten van de directeur. Zoals bijvoorbeeld de pDG-staf, driehoeksoverleg, portfolioboard bedrijfsvoering, stuurgroepen, overleggen met andere directeuren of met de ondernemingsraad. Je bent zelfstandig, verantwoordelijk, flexibel en kritisch en kunt meebewegen met de directeur. Je bereidt voor de directeur notities, standpunten/concept besluiten en andere documenten van inhoudelijke aard voor. Voor inhoudelijke expertise maak je hierbij gebruik van je netwerk binnen SSO F&MI. Je onderhoudt en bewaakt de bestuurlijke termijnagenda en bewaakt de voortgang van toegezegde acties binnen SSO F&MI. Je fungeert als vraagbaak voor medewerkers voor bestuurlijke aangelegenheden, zoals de routing van stukken, de juiste aanlevering van stukken voor overleggen en terugkoppeling vanuit overleggen.

Een belangrijk onderdeel van de secretarisrol is het voorbereiden van de MT overleggen en thematische bijeenkomsten rond bijvoorbeeld de meerjarenplanning en het jaarcontract. Je stelt in overleg met de directeur de agenda op, coördineert de stukkenstroom ter voorbereiding van vergaderingen en overleggen en toetst deze op volledigheid/juistheid. Je zorgt voor de verslaglegging van de reguliere MT vergaderingen en van thematische bijeenkomsten met het MT. Dat houdt in dat je besluitenlijsten opstelt, notuleert, betrokkenen informeert over de afspraken en actiepunten uitzet en bewaakt. In deze rol denk je dus ook mee over de ontwikkelingen binnen onze directie en lever je een inhoudelijke bijdrage aan de strategievorming en de toepassing en uitwerking van kaders en richtlijnen. Daarbij ben je niet alleen een gesprekspartner binnen de eigen directie, maar ben je ook het aanspreekpunt voor andere directies binnen de Belastingdienst en de ondernemingsraad.

Zullen we zakendoen en word jij de collega van Doekele Haagsma? Of wil je liever eerst eens praten over jouw misschien wel toekomstige werkzaamheden? Neem dan contact op met Bart den Ouden!

Functie-eisen

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

De organisatie - Belastingdienst

De afdeling - SSO Financieel en Managementinformatie

Bijzonderheden

Sollicitatieprocedure

  1. Ga naar sollicitatieprocedure stap 1
  2. Ga naar sollicitatieprocedure stap 2
  3. Ga naar sollicitatieprocedure stap 3
  4. Ga naar sollicitatieprocedure stap 4
  5. Ga naar sollicitatieprocedure stap 5
  6. Ga naar sollicitatieprocedure stap 6

Sollicitatie + selectie

Solliciteren is mogelijk tot aan de deadline die in de vacaturetekst genoemd wordt. We beoordelen je cv en motivatiebrief op de genoemde functie-eisen.

Voorselectietest

Voor sommige functies is een online voorselectietest onderdeel van de procedure. In dat geval ontvang je per e-mail meer informatie over de procedure en de uiterlijke inlevertermijn. Het maken van de test duurt ongeveer 120 minuten. 

Selectiegesprek

We nodigen je per telefoon of e-mail uit voor een selectiegesprek, waarin een selectiecommissie je beoordeelt op de competenties van de functie aan de hand van een gedragsgericht interview.

Assessment

Een assessment kan deel uitmaken van de procedure. In dat geval word je telefonisch of per e-mail hiervoor uitgenodigd.

Voordracht kandidaten

Als je de belangrijkste stappen in het selectieproces succesvol hebt doorlopen, draagt de adviseur Werving & Selectie je voor aan het organisatieonderdeel.

Arbeidsvoorwaarden

Het organisatieonderdeel nodigt je telefonisch of per e-mail uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek. Na een positieve afronding krijg je te horen waar en wanneer je kunt beginnen met je nieuwe baan bij de Belastingdienst!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.