Managementassistent

  • Utrecht
  • MBO
  • Tot 15 april 2020
Solliciteer direct

Functieomschrijving

“Met hulp van onze managementassistent kunnen wij, als teamleiders, echt optimaal presteren. De ideale managementassistent? Iemand die eventuele problemen vanuit gesprekken hoort, of in de mail en agenda's ziet, én hierop anticipeert, nog voordat wij die problemen zelf zien.” Bas van der Swaluw, teamleider Herstel bij de Belastingdienst.  

Miljoenen mensen in Nederland krijgen een of meerdere toeslagen. Dat kan huur-, zorg-, of kinderopvangtoeslag zijn of kindgebonden budget. Belastingdienst/Toeslagen is verantwoordelijk voor het toekennen, uitbetalen en eventueel terugvorderen van deze toeslagen. Hierbij streeft Belastingdienst /Toeslagen ernaar om dit juist, tijdig en rechtmatig toe te doen met zo min mogelijk inspanning van de burger. De afgelopen tijd is helder geworden dat er problemen zijn ontstaan bij de toeslagen voor de kinderopvang. Hierdoor zijn veel ouders getroffen. Om voor alle getroffen ouders een zorgvuldig en snel herstel mogelijk te maken is naast het reguliere Toeslagen een aparte Herstelorganisatie van start gegaan. Deze Herstelorganisatie richt zich op het recht doen aan de getroffen ouders en doet dat op basis van een zorgvuldige communicatie en dienstverlening richting de ouders.

In jouw rol van managementassistent ondersteun je twee of drie teamleiders, jij bent vaak het eerste aanspreekpunt voor in- en externe partijen. Je bent ons visitekaartje! Je verricht heel uiteenlopende, vooral uitvoerende en praktische werkzaamheden. Je houdt je bezig met het agendabeheer en de prioritering en afhandeling van het post- en e-mailverkeer van enkele managers en je maakt afspraken waarbij veel stakeholders betrokken zijn. Je bent voorbereid op dagelijkse veranderingen in die agenda en zorgt dat deze zo optimaal mogelijk is ingepland. Problemen die zich voordoen los je zo veel mogelijk zelf op.

Als managementassistent verricht je ook een aantal administratieve werkzaamheden zoals het maken van de vakantieplanning(en), inventarisaties voor huisvesting en autorisaties. Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor en je zorgt ervoor dat dan alles is geregeld: van lunch tot parkeerplaats. Én af en toe notuleer je bij een vergadering. Je hebt een frisse kijk op zaken en een positieve instelling en in de praktijk weet je zelden van tevoren hoe je werkdag eruit gaat zien.

Zullen we zaken doen en word jij de management assistent bij de Herstelorganisatie?
Of wil je liever eerst eens praten over jouw, misschien wel toekomstige, werkzaamheden? Neem dan contact met Bas van der Swaluw, tel 06-11 75 21 02 of Tonko van Leeuwen, tel 06-11 71 07 22.

Functie-eisen

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

De organisatie - Belastingdienst

De afdeling - Directie Toeslagen

Bijzonderheden

Sollicitatieprocedure

  1. Ga naar sollicitatieprocedure stap 1
  2. Ga naar sollicitatieprocedure stap 2
  3. Ga naar sollicitatieprocedure stap 3
  4. Ga naar sollicitatieprocedure stap 4
  5. Ga naar sollicitatieprocedure stap 5
  6. Ga naar sollicitatieprocedure stap 6

Sollicitatie + selectie

Solliciteren is mogelijk tot aan de deadline die in de vacaturetekst genoemd wordt. We beoordelen je cv en motivatiebrief op de genoemde functie-eisen.

Voorselectietest

Voor sommige functies is een online voorselectietest onderdeel van de procedure. In dat geval ontvang je per e-mail meer informatie over de procedure en de uiterlijke inlevertermijn. Het maken van de test duurt ongeveer 120 minuten. 

Selectiegesprek

We nodigen je per telefoon of e-mail uit voor een selectiegesprek, waarin een selectiecommissie je beoordeelt op de competenties van de functie aan de hand van een gedragsgericht interview.

Assessment

Een assessment kan deel uitmaken van de procedure. In dat geval word je telefonisch of per e-mail hiervoor uitgenodigd.

Voordracht kandidaten

Als je de belangrijkste stappen in het selectieproces succesvol hebt doorlopen, draagt de adviseur Werving & Selectie je voor aan het organisatieonderdeel.

Arbeidsvoorwaarden

Het organisatieonderdeel nodigt je telefonisch of per e-mail uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek. Na een positieve afronding krijg je te horen waar en wanneer je kunt beginnen met je nieuwe baan bij de Belastingdienst!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.