Managementassistent(e) Douane

  • Schiphol
  • MBO
  • Nog 3 dagen

33 mensen hebben gesolliciteerd op deze functie

Solliciteer direct

Managementassistent(e) Douane

Managementassistent(e) Douane

Functieomschrijving

“Geen dag is hetzelfde. Maar goed ook, want  schakelen tussen de verschillende teamleiders met hun eigen wensen en behoeftes houdt mij scherp en actief. Ook stem ik regelmatig lopende zaken af met mijn collega. Zo blijf ik op de hoogte  van de vele ontwikkelingen in een team.” Amanda, managementondersteuner bij de Belastingdienst.

De Douane landelijke serviceorganisatie levert producten en diensten op het bedrijfsvoeringsterrein aan de acht douaneregio’s. Ook stelt de serviceorganisatie de Douane in staat kwalitatief en kosteneffectief haar uitvoerende bedrijfsvoeringstaken te verrichten. Hoe? Door kwaliteit bijeen te brengen, waar mogelijk een uniforme werkwijze te hanteren en door schaalvoordelen te realiseren waardoor de flexibiliteit en slagvaardigheid toenemen.

Jij gaat aan de slag in een van de teams waarin werkzaamheden van de backoffice van HR-adviseurs zijn belegd. Specifiek gaat het om de processen managementondersteuning, onboarden, leren en ontwikkelen, en testen en keuringen. In je team werk je nauw samen met collega’s uit andere teams, zowel front- als backoffice en HR-ondersteuners. Je werkt samen met achttien andere collega’s, waaronder vier collega’s van het secretariaat.

In jouw rol van managementondersteuner voer je werkzaamheden uit van zowel administratieve, secretariële als organisatorische aard. Ook houd je zicht op de planning en de agenda van de teamleiders. Je bereidt de (management)vergaderingen voor, voorziet de leden van de agenda(stukken), notuleert de vergadering en bewaakt de planning én voortgang van de actiepunten. Daarnaast handel je telefoonverkeer en correspondentie af. Denk bij organisatorische aspecten bijvoorbeeld aan het regelen van facilitaire zaken zoals het versturen van uitnodigingen, het vastleggen van zalen of het bestellen van catering.

Jij stelt prioriteiten en voor efficiënt agendabeheer draai jij je hand niet om. Ook het voorraadbeheer, en het bijhouden van de e-mailpostbus en de communities op ConnectPeople behoren tot jouw taken. Daarnaast onderhoud je veel contact met andere secretariaten, zoals die van ons museum, van de Douane harmonie  en met in- en externe secretariaten van stakeholders van de directeur Douane landelijke serviceorganisatie. Kortom: het is een veelzijdige functie. Voor jou is geen dag hetzelfde!

Zullen we zakendoen en word jij onze nieuwe collega? Of wil je liever eerst eens praten over jouw misschien wel toekomstige werkzaamheden? Neem dan contact met ons op.

Functie-eisen

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

De organisatie - Belastingdienst

De afdeling - Directie Douane

Bijzonderheden

33 mensen hebben gesolliciteerd op deze functie

Solliciteer direct

Sollicitatieprocedure

  1. Ga naar sollicitatieprocedure stap 1
  2. Ga naar sollicitatieprocedure stap 2
  3. Ga naar sollicitatieprocedure stap 3
  4. Ga naar sollicitatieprocedure stap 4
  5. Ga naar sollicitatieprocedure stap 5
  6. Ga naar sollicitatieprocedure stap 6

Sollicitatie + selectie

Solliciteren is mogelijk tot aan de deadline die in de vacaturetekst genoemd wordt. We beoordelen je cv en motivatiebrief op de genoemde functie-eisen.

Voorselectietest

Voor sommige functies is een online voorselectietest onderdeel van de procedure. In dat geval ontvang je per e-mail meer informatie over de procedure en de uiterlijke inlevertermijn. Het maken van de test duurt ongeveer 120 minuten. 

Selectiegesprek

We nodigen je per telefoon of e-mail uit voor een selectiegesprek, waarin een selectiecommissie je beoordeelt op de competenties van de functie aan de hand van een gedragsgericht interview.

Assessment

Een assessment kan deel uitmaken van de procedure. In dat geval word je telefonisch of per e-mail hiervoor uitgenodigd.

Voordracht kandidaten

Als je de belangrijkste stappen in het selectieproces succesvol hebt doorlopen, draagt de adviseur Werving & Selectie van het Employability Center je voor aan het organisatieonderdeel.

Arbeidsvoorwaarden

Het organisatieonderdeel nodigt je telefonisch of per e-mail uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek. Na een positieve afronding krijg je te horen waar en wanneer je kunt beginnen met je nieuwe baan bij de Belastingdienst!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.