Vacatures

Ambtelijk secretaris

In een complexe en voortdurend veranderende omgeving waarin de belangen groot en de onderwerpen breed zijn, ondersteun jij als ambtelijk secretaris twee ondernemingsraden: 1) de OR voor Communicatie, Datafundamenten & Analytics, Buitengewone Zaken Blauw en Informatievoorziening en Databeheersing (OR CDI) en 2) de Groepsondernemingsraad voor het cluster Dienstverlening en Operaties (GOR D&O).

Als ambtelijk secretaris vervul je een bijzondere spilfunctie. Je ondersteunt en adviseert namelijk de OR en GOR D&O, zodat zij zich kunnen richten op de inhoud, maar je bent zelf géén lid van de OR en hebt geen stemrecht. In jouw rol als ambtelijk secretaris voer je secretariële, organisatorische en coördinerende taken uit. Je adviseert de OR CDI en de GOR D&O met betrekking tot wet- en regelgeving op het gebied van de medezeggenschap, bereidt vergaderingen voor (je verstuurt uitnodigingen en zorgt dat de (G)OR-leden alle vergaderstukken krijgen) en je bereidt correspondentie voor (in samenwerking met de werkgroepen). Daarnaast sta je in nauw contact met de secretarissen van de OR CDI en GOR D&O en de Dagelijks Besturen.

De secretaris stuurt je functioneel aan. Ook verstrek je informatie aan derden over OR-activiteiten. Daarnaast adviseer je over de toepassing van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) en de cao Rijk én stel je (concept)adviezen van de ondernemingsraad aan de bestuurder op. Als ambtelijk secretaris coördineer je ook de training en scholing van de OR CDI en GOR D&O. Je zorgt voor de verslaglegging van de vergaderingen. Daarnaast verzorg je de pr van de OR CDI en de GOR D&O, beheer je de website, maak je het jaarverslag én ondersteun je de secretarissen van de verkiezingscommissies. Verder verzamel je relevante informatie, maak je conceptnotities en beheer je het archief.

• je als ambtelijk secretaris nauw samenwerkt met de OR CDI- en GOR D&O-leden en in het bijzonder ook de secretarissen van de OR CDI en GOR D&O en het dagelijks bestuur van beide ondernemingsraden;
• je vanuit jouw positie nauw betrokken bent bij belangrijke ontwikkelingen binnen de directies die vertegenwoordigd zijn in beide ondernemingsraden;
• je de steunpilaar bent van de OR CDI en GOR D&O. Dankzij jouw inzet verlopen processen soepel, worden deadlines gehaald en zijn vergaderingen met de bestuurders goed voorbereid;
• je een functie hebt waarbij geen dag hetzelfde is. De onderwerpen die aan de orde komen variëren van een plan van aanpak van één directie over een Risico-en inventarisatie evaluatie (RI&E) tot een grootschalige reorganisatie met meerdere directies en alles daartussenin;
• je voor twee verschillende ondernemingsraden werkt, die ieder een eigen dynamiek hebben en met diverse onderwerpen bezig zijn. Dit vergt dat je in staat bent snel te schakelen;
• je veel nieuwe dingen leert en je volop de kans krijgt jezelf te ontwikkelen.