‘We moeten mee in de digitale versnelling.’

Hoe zorg je dat in een grote organisatie als de Belastingdienst de informatie van alle primaire processen duurzaam en toegankelijk wordt vastgelegd? Marjan Luijkx en Wim van Werven willen de muurtjes afbreken en alle diensten laten aansluiten op het gezamenlijke archiefsysteem. Marjan: 'Iedereen werkt nu nog vaak op zijn of haar eigen manier. Het moet veel generieker.'

De lat ligt hoog om te komen tot één archiefsysteem. Hoe breng je alle informatiestromen samen? Een generiek platform voor document- en archiefbeheer (GDA) is zeker niet hét tovermiddel maar kan wel goed helpen. Als product owner is Wim verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het GDA. Hij legt uit waarom dit platform past bij de weg die de Belastingdienst is ingeslagen. 'Een goede informatiehuishouding is altijd al belangrijk geweest, maar door de toeslagenaffaire heeft het natuurlijk nog meer prioriteit gekregen. Daarnaast moeten we mee in de digitale versnelling.'

Marjan heeft veel ervaring opgedaan met het stroomlijnen van informatie bij het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV). Vorig jaar ging ze bij de Belastingdienst als Business analist aan de slag om haar kennis en ervaring binnen dit vakgebied in te zetten. Er is bij de Belastingdienst veel werk aan de winkel. In haar ogen is het hard nodig om de informatiehuishouding op orde te brengen. Recente berichtgevingen in het nieuws over dit onderwerp, tonen dat telkenmale weer aan. Dat gaat alleen niet van de ene op de andere dag. 'We hebben nog veel stappen te zetten om te komen waar we moeten zijn. Vanuit onze visie op informatiehuishouding hebben we inmiddels het gedachtegoed op papier en GDA gaat daar als middel een zeer strategische rol in vervullen. De complexe wetgeving; de omvang van het aantal documenten: nieuwe communicatiekanalen en een digitale samenleving geven ons wel een flinke uitdaging.'

Er zijn heel veel digitale archieven, documentstromen en applicaties binnen de Belastingdienst en die moeten allemaal worden aangesloten via dat ene platform. Dat is niet alleen technisch een flinke uitdaging maar betekent ook dat je een hele grote groep mensen met de neuzen dezelfde kant op moet zien te krijgen. Bijvoorbeeld functioneel beheerders, maar ook medewerkers die straks de informatie op de juiste manier opslaan. Marjan: 'We organiseren nu regelmatig workshops, waarbij we vanuit alle hoeken input krijgen. Het is mooi om te zien dat collega’s zich daar gehoord voelen en ook echt meedenken over wat ze nodig hebben voor hun werk. Die open minded manier van werken, daar word ik blij van.'

Verbinden en meer samenwerken. Het klinkt zo mooi, maar dat vraagt om inspanning. 'We zijn een groeiende organisatie, en groeien doet soms pijn', vertelt Wim. 'Het GDA vraagt om een andere manier van werken. Collega’s moeten hun informatie op één plek bij elkaar houden, en niet meer via ongestructureerde kanalen of op eigen schijven.' Marjan stelt wel voorop dat het heel begrijpelijk is dat collega’s dat nu op een andere manier doen. 'Vanuit het verleden werkt iedereen op z’n eigen manier. Dat zijn dus de muurtjes die we af willen breken. Aan ons de taak om te zorgen dat het zo gemakkelijk wordt dat collega’s het fijn vinden om met het GDA te werken. We moeten ze ontzorgen. Alleen dan krijgen we iedereen mee in deze beweging.'

Een voorbeeld? Daar hoeven Marjan en Wim niet lang over na te denken. Het gaat bijvoorbeeld over de aangiften, die automatisch meteen in het archief opgeslagen worden. Maar ook over e-mails. Die moeten medewerkers nu als pdf opslaan om te archiveren, maar ook dat moet makkelijker. Wim: 'Vorige week kwam er een collega naar me toe met een vraagstuk. Of we bepaalde complexe brieven kunnen archiveren. Uiteindelijk losten wij het probleem binnen een paar dagen op door ze op een manier samen te stellen en te archiveren. Je werkt daarbij dan aan het duurzaam en toegankelijk vastleggen van documenten en je maakt ook nog eens een heleboel mensen binnen en buiten de organisatie heel blij. Dat geeft me redenen om door te gaan met dit project.'