Vacatures

Officemanager FCInet

Als officemanager ben jij de spil die ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je brengt structuur aan in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt en bent de verbindende schakel tussen management, medewerkers, internationale partners, leveranciers en andere stakeholders. Je zorgt voor een efficiënte organisatie van agenda's, reizen, werkbezoeken en bijeenkomsten, bewaakt administratieve en logistieke processen en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen. Dankzij jouw overzicht, organisatorisch vermogen en proactieve houding kunnen management en collega's optimaal functioneren en kunnen partners en bezoekers rekenen op een professionele en gastvrije organisatie die haar ambities waarmaakt.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor operationele en organisatorische vragen. Je ondersteunt de samenwerking binnen een (inter)nationaal netwerk van partners en stakeholders door informatie, documenten en actiepunten tijdig te coördineren en op te volgen. Je zorgt dat het internationale bestuur goed voorbereid en georganiseerd aan de slag kan, van agenda’s en vergaderstukken tot notulen en het bewaken van de voortgang en opvolging van acties. Daarnaast speel je een actieve en verbindende rol in de organisatie van internationale bijeenkomsten en de ondersteuning van werkgroepen. In contacten met collega's en externe relaties handel je professioneel, dienstverlenend en cultureel sensitief.

Daarnaast lever je een actieve bijdrage aan de verdere professionalisering van FCInet Secretariat. Je signaleert kansen voor verbetering, digitalisering en standaardisering van werkprocessen en vertaalt deze naar praktische oplossingen. Daarmee draag je niet alleen bij aan een efficiënte bedrijfsvoering, maar ook aan de realisatie van de strategische ambities van de organisatie.

• je een centrale rol vervult in een organisatie die opereert in een publiek en internationaal speelveld;
• je schakelt met uiteenlopende interne en externe stakeholders, waaronder internationale partners en gasten; 
• je veel ruimte krijgt om zelfstandig processen te organiseren, verbeteren en optimaliseren; 
• je direct bijdraagt aan de continuïteit, professionalisering en strategische ambities van de organisatie.